ProDMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente digital zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Mit einem DMS können alle geschäftsrelevanten Dokumente – von Rechnungen und Verträgen bis hin zu E-Mails und technischen Zeichnungen – zentral und sicher verwaltet werden. Diese digitale Lösung unterstützt die papierlose Büroarbeit, reduziert manuelle Prozesse und sorgt für einen effizienten Dokumenten-Workflow.

Ein DMS optimiert die Dokumentenverwaltung in vielerlei Hinsicht und verschafft Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

Hier sind die wichtigsten Vorteile:

Verbesserte Effizienz und Produktivität

• Durch den zentralen Zugriff auf alle Dokumente wird die Zeit für die Dokumentensuche drastisch reduziert.
• Automatisierte Workflows erleichtern die Dokumentenbearbeitung und den Freigabeprozess.

Revisionssicherheit und Compliance

• Ein DMS sorgt für die revisionssichere Ablage aller Dokumente und stellt sicher, dass Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

Verbesserte Zusammenarbeit und Dokumentenzugriff

• Dokumente können von jedem berechtigten Mitarbeiter ortsunabhängig aufgerufen und bearbeitet werden.
• Teams können zeitgleich an Dokumenten arbeiten, was die Zusammenarbeit deutlich verbessert.

Sicherheit und Datenschutz

• Berechtigungssysteme stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Dokumente zugreifen können.

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Dokumentenlebenszyklus unterstützen. Die wichtigsten davon sind:

Dokumentenerfassung

• Ein DMS ermöglicht die einfache Erfassung von Dokumenten – sowohl digital, zB über die Integration von Microsoft Office, als auch durch das Scannen von Papierdokumenten.

Dokumentenverwaltung

• Dokumente werden in Strukturen oder nach Kategorien und Metadaten im System organisiert, sodass sie leicht auffindbar sind.
• Automatische Versionierung stellt sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar bleiben.
• Der Status und die Gültigkeit von Dokumenten ist jederzeit ersichtlich.

Dokumentensuche

• Die Suche nach Dokumenten und ihren Inhalten ist möglich über Strukturen, über Kategorien und Metadaten oder über Volltextsuchen.

Workflows und Automatisierung

• Ein DMS unterstützt automatisierte Workflows, z. B. bei der Freigabe von Dokumenten, und steigert damit die Effizienz.
• Benachrichtigungen und Aufgabenmanagement sorgen dafür, dass nichts übersehen wird.
• Automatisierte Erzeugung von Neutralformaten wie zum Beispiel als PDF.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine unverzichtbare Lösung für Unternehmen, die ihre geschäftsrelevanten Dokumente effizienter verwalten möchten. Es hilft Unternehmen, ihre Compliance-Ziele zu erreichen, Prozesse zu automatisieren und die Produktivität zu steigern.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als nur eine Software zur Dokumentenspeicherung – es ist der Schlüssel zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Durch die Automatisierung von Workflows, die zentrale Verwaltung und die Verbesserung der Dokumentensicherheit schaffen Unternehmen mit einem DMS eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum und Erfolg.